Mengelola data karyawan dengan spreadsheet mungkin masih terasa praktis ketika jumlah karyawan masih sedikit. Namun, ketika perusahaan berkembang, proses HR biasanya ikut menjadi semakin kompleks.
Data karyawan bertambah, payroll perlu diproses secara rutin, pengajuan cuti semakin banyak, dan berbagai dokumen harus dipantau dengan lebih rapi. Jika semuanya masih dilakukan secara manual, tim HR bisa menghabiskan banyak waktu hanya untuk pekerjaan administratif.
Di sinilah HRIS (Human Resources Information System) mulai relevan. HRIS membantu perusahaan mengelola data dan proses HR secara lebih terstruktur dalam satu sistem.
Lalu, bagaimana cara mengetahui apakah perusahaan Anda sudah membutuhkan HRIS?
Berikut 7 tanda yang bisa menjadi pertimbangan.
Intinya, sebelum masuk lebih jauh:
- Data karyawan mulai sulit dikelola karena tersebar di berbagai spreadsheet dan dokumen.
- Proses HR semakin banyak dilakukan secara manual, mulai dari cuti hingga payroll.
- Tim HR mulai kewalahan dengan pekerjaan administratif yang berulang.
- HRIS layak dipertimbangkan ketika proses manual mulai menyita waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
1. Data Karyawan Masih Tersebar di Spreadsheet
Apakah data karyawan masih disimpan di beberapa spreadsheet atau dokumen berbeda?
Misalnya, data pribadi berada di satu file, informasi gaji di file lain, sementara data absensi dan cuti dicatat secara terpisah.
Cara ini mungkin masih dapat digunakan ketika jumlah karyawan sedikit. Namun, semakin banyak karyawan, semakin sulit memastikan seluruh data selalu diperbarui dengan benar.
HRIS membantu memusatkan informasi karyawan dalam satu sistem sehingga HR tidak perlu terus berpindah antara berbagai file untuk mencari data yang dibutuhkan.
2. Pengajuan Cuti dan Absensi Masih Manual
Jika karyawan masih mengajukan cuti melalui chat atau email, HR perlu mencatat permintaan tersebut secara manual dan memastikan persetujuan serta saldo cuti tetap diperbarui.
Proses sederhana akhirnya membutuhkan beberapa langkah tambahan.
Dengan HRIS, pengajuan cuti dapat dilakukan melalui sistem. Karyawan mengajukan permintaan, atasan memberikan persetujuan, dan riwayat cuti tersimpan secara terstruktur.
Hal yang sama berlaku untuk absensi. Data kehadiran yang lebih terorganisasi dapat membantu HR mengurangi pekerjaan pencatatan manual.
3. Payroll dan Pajak Membutuhkan Banyak Pekerjaan Manual
Payroll merupakan proses rutin yang membutuhkan ketelitian. Data gaji, kehadiran, tunjangan, potongan, pajak, dan BPJS perlu diperiksa sebelum pembayaran dilakukan.
Jika sebagian besar proses masih mengandalkan spreadsheet, HR dapat menghabiskan banyak waktu untuk menghitung dan melakukan pengecekan.
HRIS dengan fitur payroll dapat membantu menghubungkan data karyawan dengan proses penggajian sehingga pekerjaan manual dapat dikurangi.
Untuk perusahaan Indonesia, penting juga memastikan HRIS yang dipilih mendukung kebutuhan payroll dan administrasi seperti PPh 21 dan BPJS.
4. Anda Sulit Mendapatkan Data Headcount Secara Cepat
Manajemen terkadang membutuhkan informasi sederhana seperti:
- Berapa jumlah karyawan saat ini?
- Berapa karyawan di setiap departemen?
- Berapa karyawan yang baru bergabung?
- Berapa karyawan yang keluar?
Jika HR harus membuka beberapa spreadsheet dan menggabungkan data terlebih dahulu, proses tersebut dapat memakan waktu.
HRIS dapat menjadi sumber data terpusat yang membantu HR dan manajemen mendapatkan informasi tenaga kerja dengan lebih cepat.
Dengan data yang lebih rapi, HR juga dapat mengurangi waktu yang biasanya digunakan untuk mencari dan menggabungkan informasi secara manual.
5. Proses Rekrutmen Belum Terlacak dengan Rapi
Semakin banyak posisi yang dibuka, semakin sulit mengelola kandidat hanya melalui spreadsheet, email, dan berbagai platform rekrutmen.
CV dapat tersebar, status kandidat sulit diperbarui, dan HR mungkin kesulitan mengetahui kandidat sedang berada pada tahap mana.
Beberapa HRIS dilengkapi dengan Applicant Tracking System (ATS) untuk membantu mengelola proses rekrutmen dari kandidat masuk hingga diterima.
Jika proses recruitment mulai membutuhkan banyak pekerjaan administratif, sistem yang menghubungkan rekrutmen dengan data karyawan dapat membantu membuat alurnya lebih efisien.
6. Dokumen dan Kontrak Karyawan Sulit Dipantau
Kontrak kerja dan dokumen karyawan perlu dikelola dengan rapi. Namun, semakin banyak karyawan, semakin sulit memastikan seluruh dokumen tersimpan dan diperbarui dengan benar.
Masalah lainnya adalah memantau tanggal berakhirnya kontrak.
Jika HR masih mengandalkan spreadsheet atau pengingat manual, ada risiko informasi penting terlewat.
HRIS dengan document management dan pengingat kontrak dapat membantu HR mengelola dokumen dan informasi karyawan secara lebih terstruktur.
Karena data HR bersifat penting dan sensitif, perusahaan juga perlu memperhatikan keamanan data, pengaturan hak akses, serta kebijakan privasi ketika memilih HRIS.
7. Tim HR Mulai Kewalahan dengan Pekerjaan Administratif
Ini mungkin menjadi tanda yang paling mudah dirasakan.
Jika sebagian besar waktu HR habis untuk memperbarui spreadsheet, memeriksa absensi, menghitung payroll, mengelola cuti, mencari dokumen, dan membuat laporan, proses manual mungkin sudah mulai menjadi beban operasional.
Digitalisasi dengan HRIS dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
Dengan begitu, tim HR dapat memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan perencanaan dan keterlibatan manusia, seperti pengembangan karyawan, employee engagement, dan workforce planning.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Mulai Menggunakan HRIS?
Tidak ada jumlah karyawan yang menjadi batas mutlak kapan perusahaan harus menggunakan HRIS.
Namun, ketika administrasi manual mulai terasa menyita waktu, data semakin sulit dikelola, dan risiko kesalahan semakin besar, HRIS mulai layak dipertimbangkan.
Pertanyaannya kemudian bukan hanya apakah perusahaan membutuhkan HRIS, tetapi HRIS seperti apa yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Perhatikan fungsi yang benar-benar dibutuhkan, kemudahan penggunaan, keamanan data, integrasi dengan sistem lain, serta kesesuaian dengan proses HR di Indonesia.
Ingin Melihat Cara Kerja HRIS untuk Perusahaan Anda?
Jika beberapa tanda di atas sudah terjadi di perusahaan Anda, mungkin sudah waktunya mengurangi proses HR yang masih manual.
Modus membantu perusahaan mengelola data karyawan, payroll, absensi, cuti, kontrak, dan proses HR lainnya dalam satu platform. Dengan sistem yang lebih terstruktur, tim HR dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan lebih fokus pada kebutuhan karyawan serta bisnis.
