HRIS All-in-One vs Software HR Terpisah: Mana yang Lebih Efisien untuk Bisnis?

Apakah tim HR di perusahaan Anda masih harus berpindah-pindah antara spreadsheet data karyawan, aplikasi absensi, software payroll, email persetujuan cuti, dan folder dokumen?

Saat jumlah karyawan masih sedikit, cara seperti ini mungkin terasa baik-baik saja. Masalahnya mulai muncul ketika perusahaan berkembang. Data semakin banyak, proses administrasi bertambah, dan semakin banyak pula aplikasi yang harus digunakan untuk mengelola hal-hal yang sebenarnya saling berkaitan.

Pada titik ini, perusahaan biasanya punya dua pilihan: tetap menggunakan beberapa software HR terpisah sesuai kebutuhan atau beralih ke HRIS all-in-one yang menyatukan berbagai proses HR dalam satu platform.

Keduanya punya kelebihan dan kekurangan. Software terpisah menawarkan fleksibilitas, sementara HRIS all-in-one menjanjikan pengelolaan data dan proses yang lebih terpusat.

Jadi, mana yang lebih efisien untuk bisnis Anda? Mari bandingkan dari sisi fitur, pengelolaan data, payroll, kepatuhan, biaya, hingga kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang.

Ringkasan Cepat

• HRIS all-in-one lebih cocok bagi perusahaan yang ingin menyatukan data karyawan, absensi, cuti, payroll, dan administrasi HR dalam satu sistem.
• Software HR terpisah tetap menarik jika perusahaan membutuhkan aplikasi khusus untuk fungsi tertentu dan sudah memiliki integrasi yang berjalan baik.
• Semakin banyak aplikasi yang digunakan, semakin besar kebutuhan untuk memastikan data tetap sinkron dan proses administrasi tidak berjalan berulang.
• Biaya software juga sebaiknya dihitung secara keseluruhan, termasuk subscription, integrasi, implementasi, dan waktu yang digunakan tim untuk mengelola beberapa sistem.
• Untuk perusahaan yang mulai kewalahan dengan data tersebar dan pekerjaan administratif manual, HRIS all-in-one dapat menjadi pilihan yang lebih praktis.

Kenapa Perusahaan Mulai Membutuhkan HRIS?

Banyak perusahaan memulai pengelolaan HR dengan cara yang sederhana.

Data karyawan disimpan dalam spreadsheet. Absensi menggunakan aplikasi tersendiri. Pengajuan cuti mungkin masih melalui chat atau email. Payroll dikerjakan di software lain, sementara kontrak dan dokumen karyawan disimpan dalam folder yang berbeda.

Tidak ada yang salah dengan cara tersebut selama volumenya masih dapat dikelola.

Namun, masalah biasanya muncul ketika semua sistem mulai digunakan secara bersamaan.

Bayangkan seorang karyawan pindah departemen. HR harus memperbarui data tersebut di beberapa tempat. Kemudian ada perubahan gaji yang perlu masuk ke payroll. Saldo cuti harus tetap sesuai. Informasi jabatan juga harus diperbarui di dokumen internal.

Semakin banyak sistem yang digunakan, semakin banyak pula titik yang harus diperiksa.

Inilah salah satu alasan HRIS mulai banyak dipertimbangkan. HRIS dirancang untuk menjadi pusat pengelolaan data karyawan sekaligus mengotomatisasi proses HR seperti payroll, absensi, cuti, dan administrasi lainnya.

Pertanyaannya kemudian bukan sekadar “apakah perusahaan membutuhkan HRIS?”, tetapi:

“Apakah lebih efisien menggunakan satu HRIS yang terintegrasi atau beberapa software HR yang berdiri sendiri?”

HRIS All-in-One vs Software HR Terpisah

Sebelum membahas lebih jauh, mari lihat perbedaan keduanya secara sederhana.

Tabel ini membandingkan pendekatan, bukan menyatakan bahwa semua produk HRIS atau software HR memiliki fitur yang sama.

Software terpisah bisa saja memiliki integrasi yang sangat baik. Sebaliknya, HRIS all-in-one belum tentu memiliki fitur paling mendalam untuk setiap kebutuhan spesifik.

Karena itu, pilihan sebaiknya disesuaikan dengan masalah yang ingin diselesaikan.

1. Pengelolaan Data Karyawan

Data karyawan adalah fondasi dari hampir seluruh proses HR.

Mulai dari nama dan jabatan hingga komponen gaji, status kepegawaian, riwayat kerja, dokumen, dan informasi administrasi lainnya.

Ketika data tersebut tersebar di beberapa sistem, pekerjaan HR bukan hanya memperbarui informasi. Mereka juga perlu memastikan informasi yang sama tetap konsisten di semua tempat.

Misalnya, seorang karyawan berpindah posisi.

Jika database karyawan, payroll, dan sistem lain berdiri sendiri, perubahan tersebut mungkin harus dimasukkan beberapa kali.

Satu kesalahan kecil bisa membuat data antar-sistem tidak lagi sama.

Dengan HRIS yang terintegrasi, data karyawan dapat menjadi sumber informasi yang lebih terpusat. Perubahan yang dilakukan pada data utama dapat digunakan oleh proses lain yang terhubung.

Namun, sentralisasi data juga berarti perusahaan harus memperhatikan keamanan. Pastikan HRIS yang dipilih memiliki pengaturan akses berdasarkan peran, kontrol terhadap data sensitif, serta mekanisme audit yang memadai.

Jadi, jangan hanya bertanya apakah sebuah HRIS memiliki database karyawan.

Tanyakan juga:

Apakah database tersebut benar-benar menjadi sumber data bagi proses HR lainnya?

2. Payroll dan Kepatuhan Pajak

Payroll merupakan salah satu proses HR yang paling sensitif terhadap kesalahan.

Kesalahan memasukkan data gaji, tunjangan, potongan, atau status karyawan dapat memengaruhi hasil penggajian. Jika proses payroll juga berkaitan dengan pajak dan BPJS, ketelitian menjadi semakin penting.

Software payroll terpisah memang dapat menangani kebutuhan ini dengan baik. Namun, HR tetap perlu memastikan bahwa data yang masuk ke payroll sudah sesuai dengan database karyawan.

Di sinilah integrasi menjadi penting.

Jika data karyawan dan payroll berada dalam satu sistem yang saling terhubung, kebutuhan untuk memindahkan data secara manual dapat berkurang.

Modus melalui Intra menyediakan payroll dengan perhitungan PPh 21 skema TER dan BPJS secara otomatis. Intra juga dirancang dengan fokus pada regulasi ketenagakerjaan Indonesia.

Tentu saja, fitur otomatis bukan berarti HR dapat sepenuhnya mengabaikan proses pengecekan. Perusahaan tetap perlu memastikan konfigurasi sistem sesuai dengan kondisi karyawan dan regulasi yang berlaku.

3. Absensi dan Cuti

Absensi dan cuti mungkin terlihat sebagai proses HR yang sederhana.

Namun, keduanya sering menjadi sumber pekerjaan administratif yang berulang.

HR perlu memeriksa kehadiran, menghitung atau memantau saldo cuti, menerima pengajuan, meminta approval, dan memastikan informasi tersebut tercatat dengan benar.

Jika prosesnya dilakukan melalui beberapa tools, data dapat kembali tersebar.

HRIS dapat menyatukan proses tersebut dengan data karyawan.

Pada Intra, misalnya, tersedia absensi berbasis GPS dan alur persetujuan cuti berjenjang. Karyawan juga dapat mengelola data diri, cuti, dan dokumen melalui portal mandiri.

Manfaatnya bukan sekadar mengurangi jumlah aplikasi.

Ketika data absensi, cuti, dan karyawan berada dalam satu sistem, HR tidak perlu terus-menerus mencocokkan informasi dari tempat berbeda.

4. Kontrak dan Dokumen Karyawan

Ada satu jenis pekerjaan HR yang sering luput ketika perusahaan membandingkan software: pengelolaan dokumen.

Kontrak kerja, misalnya, memiliki informasi penting yang perlu dipantau. Masa berlaku kontrak juga tidak boleh terlewat begitu saja.

Jika pengingat masih mengandalkan spreadsheet atau kalender pribadi, risiko terlewatnya tanggal penting tetap ada.

Intra menyediakan e-sign dan kontrak PKWT dengan pengingat jatuh tempo. Materi produk juga menyebut tanda tangan elektronik yang mengacu pada UU ITE.

Bagi perusahaan, fitur seperti ini dapat membantu membuat pengelolaan kontrak menjadi bagian dari workflow HR, bukan pekerjaan administratif yang harus diingat secara terpisah.

5. Rekrutmen dan Data Karyawan Baru

Proses HR sebenarnya tidak dimulai ketika seseorang menerima gaji pertamanya.

Siklusnya bisa dimulai sejak kandidat melamar pekerjaan.

Jika recruitment menggunakan sistem terpisah dari HRIS, data kandidat yang sudah diterima mungkin masih perlu dimasukkan kembali sebagai data karyawan.

Artinya, ada lagi pekerjaan input ulang.

Intra menyediakan modul ATS untuk proses rekrutmen dari lowongan hingga offer. Berdasarkan materi produk, kandidat yang diterima dapat menjadi data karyawan baru sehingga tidak perlu memasukkan data dari awal.

Alur seperti ini menjadi semakin relevan ketika perusahaan melakukan rekrutmen secara rutin.

6. Mana yang Lebih Fleksibel?

Di sinilah software HR terpisah memiliki keunggulan yang cukup jelas.

Jika perusahaan membutuhkan software khusus untuk suatu fungsi, perusahaan dapat memilih aplikasi yang memang dirancang untuk kebutuhan tersebut.

Misalnya, perusahaan dapat menggunakan software payroll tertentu karena membutuhkan fitur yang sangat spesifik.

Pendekatan ini masuk akal jika kebutuhan perusahaan memang membutuhkan solusi khusus dan integrasi antar-sistem sudah berjalan dengan baik.

Sebaliknya, HRIS all-in-one lebih mengutamakan konsolidasi.

Perusahaan tidak harus mencari aplikasi berbeda untuk setiap kebutuhan dasar HR. Selama fungsi yang dibutuhkan tersedia di platform, proses dapat dikelola dari sistem yang sama.

Jadi, pilihan antara keduanya sebenarnya adalah pilihan antara fleksibilitas dan konsolidasi.

7. Mana yang Lebih Efisien dari Sisi Biaya?

Harga langganan sering menjadi hal pertama yang dibandingkan.

Padahal, biaya sebenarnya dari software HR tidak berhenti pada harga subscription.

Jika menggunakan beberapa software, perusahaan juga perlu memperhitungkan:

• biaya beberapa subscription;
• biaya implementasi;
• biaya integrasi;
• biaya tambahan pengguna;
• maintenance;
• waktu untuk mengelola beberapa sistem;
• pekerjaan rekonsiliasi data.

Materi produk Modus memberikan ilustrasi untuk tim berisi 50 karyawan. Dua tools terpisah untuk HR dan task management diperkirakan dapat mencapai Rp8 juta lebih per bulan, sedangkan Full Platform Modus dihitung sekitar Rp1,95 juta per bulan dengan harga Rp39.000 per karyawan. Angka Rp8 juta tersebut merupakan estimasi berdasarkan harga publik tools sejenis, sehingga bukan angka universal untuk semua software.

Dengan harga Rp39.000/karyawan/bulan, ilustrasi untuk 50 karyawan adalah:

50 × Rp39.000 = Rp1.950.000 per bulan

atau sekitar:

Rp23.400.000 per tahun.

Full Platform tersebut mencakup Intra, Atlas, Prompto, dan Pragmo, tanpa biaya modul terpisah dan tanpa biaya setup.

Artinya, perusahaan perlu membandingkan total cost of ownership, bukan sekadar harga satu aplikasi.

Mengapa All-in-One Bisa Menjadi Lebih Menarik Saat Perusahaan Bertumbuh?

Ketika perusahaan masih kecil, beberapa tools terpisah mungkin tidak terasa merepotkan.

Tetapi pertumbuhan karyawan biasanya diikuti pertumbuhan data.

Lebih banyak karyawan berarti lebih banyak absensi, cuti, transaksi payroll, dokumen, kontrak, dan proses administrasi.

Jika setiap fungsi menggunakan sistem berbeda, kompleksitas juga ikut bertambah.

Pada akhirnya, HR bukan hanya mengelola karyawan.

HR juga harus mengelola sistem yang digunakan untuk mengelola karyawan.

HRIS all-in-one mencoba mengatasi persoalan ini dengan membuat beberapa proses berada dalam satu ekosistem.

Dalam Modus, misalnya, Intra menangani HRIS, sementara Atlas menangani task management. Prompto dan Pragmo menjadi modul AI yang terhubung dengan keduanya.

Hubungan antar-modul tersebut memungkinkan beberapa alur lintas fungsi. Contohnya, ketika karyawan baru ditambahkan ke Intra, tugas onboarding dapat muncul di Atlas tanpa perlu memasukkan data kembali.

Kelebihan HRIS All-in-One

HRIS all-in-one paling menarik ketika perusahaan ingin mengurangi fragmentasi sistem.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

Data lebih terpusat.
HR tidak perlu mengelola database karyawan di banyak tempat.

Pekerjaan input ulang dapat dikurangi.
Data yang sudah tersedia dapat digunakan oleh proses lain yang terhubung.

Administrasi vendor lebih sederhana.
Perusahaan tidak perlu mengelola banyak sistem untuk fungsi HR yang saling berkaitan.

Workflow lebih mudah dihubungkan.
Data karyawan dapat menjadi bagian dari proses absensi, cuti, payroll, dan dokumen.

Biaya lebih mudah diprediksi.
Jika seluruh kebutuhan tercakup dalam satu paket, struktur biaya menjadi lebih sederhana.

Namun, pendekatan ini juga memiliki kekurangan.

Satu platform mungkin tidak memiliki fitur sedalam software yang memang fokus pada satu fungsi tertentu. Selain itu, perusahaan menjadi lebih bergantung pada satu vendor.

Karena itu, all-in-one bukan otomatis pilihan terbaik untuk semua perusahaan.

Kelebihan Software HR Terpisah

Software terpisah menawarkan fleksibilitas yang lebih tinggi.

Perusahaan dapat memilih aplikasi berdasarkan kebutuhan spesifik. Jika suatu software tidak lagi sesuai, perusahaan dapat menggantinya tanpa harus mengubah seluruh sistem.

Pendekatan ini juga cocok bagi perusahaan yang sudah memiliki sistem yang stabil dan integrasi yang berjalan dengan baik.

Namun, ada harga yang harus dibayar untuk fleksibilitas tersebut.

Semakin banyak aplikasi yang digunakan, semakin banyak pula sistem yang harus dikelola.

Perusahaan perlu memastikan data tetap sinkron, akun tetap aktif, kontrak vendor terkelola, dan integrasi tidak mengalami masalah.

Jadi, software terpisah bukan berarti buruk.

Software terpisah hanya membutuhkan tata kelola yang lebih matang.

Kapan Sebaiknya Memilih HRIS All-in-One?

HRIS all-in-one mulai masuk akal jika Anda menemukan beberapa situasi berikut:

• data karyawan tersebar di beberapa sistem;
• HR sering melakukan input data yang sama berulang kali;
• payroll belum terhubung dengan database karyawan;
• absensi dan cuti dikelola secara manual;
• dokumen dan kontrak sulit dipantau;
• perusahaan membayar banyak subscription;
• HR menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan administratif;
• jumlah karyawan terus bertambah.

Jika masalah utama Anda adalah fragmentasi, konsolidasi mungkin lebih bernilai daripada menambah satu software spesialis lagi.

Kapan Software HR Terpisah Lebih Cocok?

Software terpisah masih menjadi pilihan yang masuk akal ketika:

• perusahaan membutuhkan fungsi yang sangat spesifik;
• software yang digunakan saat ini sudah memenuhi kebutuhan;
• integrasi antar-sistem berjalan stabil;
• perusahaan memiliki tim IT atau administrator yang mampu mengelolanya;
• biaya beberapa software masih lebih masuk akal dibanding migrasi;
• perusahaan membutuhkan kebebasan memilih vendor untuk setiap fungsi.

Tidak ada kewajiban bagi semua perusahaan untuk menggunakan HRIS all-in-one.

Yang perlu dihitung adalah apakah fleksibilitas yang diperoleh sebanding dengan kompleksitas tambahan yang harus dikelola.

Jadi, Mana yang Lebih Efisien?

Jawabannya bergantung pada kondisi perusahaan.

Jika perusahaan memiliki kebutuhan spesifik dan sudah memiliki beberapa software yang terintegrasi dengan baik, software HR terpisah bisa menjadi pilihan yang tepat.

Namun, jika masalah utama perusahaan adalah terlalu banyak sistem, data yang tidak terhubung, pekerjaan input berulang, dan biaya subscription yang semakin bertambah, HRIS all-in-one patut dipertimbangkan.

Dalam konteks Indonesia, aspek kepatuhan juga tidak boleh diabaikan.

HRIS yang digunakan sebaiknya mampu mendukung kebutuhan seperti payroll, PPh 21, BPJS, kontrak kerja, absensi, dan administrasi karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.

Di sinilah pendekatan Modus menempatkan Intra sebagai HRIS yang dibangun dengan fokus pada regulasi ketenagakerjaan Indonesia, kemudian menghubungkannya dengan modul lain dalam satu platform.

Modus: Ketika HRIS Tidak Lagi Berdiri Sendiri

Modus tidak hanya menempatkan HRIS sebagai aplikasi yang berdiri sendiri.

Platform ini menggabungkan empat modul: Intra untuk HRIS, Atlas untuk task management, serta Prompto dan Pragmo untuk kebutuhan AI. Keempatnya menggunakan satu login dan satu struktur tagihan per karyawan, dengan data yang dapat saling terhubung.

Bagi perusahaan, pendekatan ini dapat menghubungkan proses yang biasanya berjalan terpisah.

Karyawan baru, misalnya, dapat dimasukkan ke Intra dan kemudian memicu tugas onboarding di Atlas tanpa perlu memasukkan data dua kali. Persetujuan cuti di Intra juga dapat terhubung dengan informasi kapasitas dan jadwal kerja di Atlas.

Sementara itu, Prompto dan Pragmo dirancang untuk membantu kebutuhan AI di dalam platform, termasuk pembuatan draf dan tindakan yang berkaitan dengan data atau pekerjaan.

Pendekatan tersebut membuat HRIS tidak hanya menjadi tempat menyimpan data karyawan, tetapi menjadi bagian dari sistem kerja perusahaan yang lebih luas.

Kesimpulan

Memilih antara HRIS all-in-one dan software HR terpisah pada akhirnya bukan hanya soal siapa yang memiliki lebih banyak fitur.

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

Berapa banyak waktu dan energi yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membuat semua sistem tersebut tetap berjalan bersama?

Software terpisah memberikan fleksibilitas dan dapat menjadi pilihan yang tepat untuk kebutuhan yang sangat spesifik. Namun, perusahaan harus siap mengelola lebih banyak sistem, vendor, integrasi, dan aliran data.

Sebaliknya, HRIS all-in-one menawarkan pendekatan yang lebih terpusat. Data karyawan, absensi, cuti, payroll, dokumen, dan proses HR lainnya dapat dikelola dalam satu ekosistem, tergantung fitur platform yang dipilih.

Bagi perusahaan yang sudah mulai merasakan masalah akibat data yang tersebar, input berulang, proses manual, dan terlalu banyak subscription, HRIS all-in-one dapat menjadi langkah untuk menyederhanakan sistem.

Modus mengambil pendekatan tersebut melalui Intra, Atlas, Prompto, dan Pragmo. Full Platform ditawarkan dengan harga Rp39.000 per karyawan per bulan, dengan seluruh modul termasuk dalam satu paket.

Pada akhirnya, HRIS yang tepat bukan yang memiliki fitur paling banyak, melainkan yang paling mampu menyelesaikan masalah HR yang benar-benar Anda hadapi.

FAQ

Apakah HRIS all-in-one selalu lebih baik daripada software HR terpisah?

Tidak selalu. HRIS all-in-one unggul dalam konsolidasi dan pengelolaan data, sedangkan software terpisah menawarkan fleksibilitas lebih tinggi untuk kebutuhan khusus. Pilihan terbaik bergantung pada kebutuhan, sistem yang sudah digunakan, dan kemampuan perusahaan mengelola integrasi.

Apakah HRIS all-in-one lebih murah?

Belum tentu. Namun, perusahaan dapat mengurangi beberapa biaya subscription, integrasi, dan administrasi jika kebutuhan yang sebelumnya ditangani oleh beberapa software sudah tercakup dalam satu platform. Perbandingan sebaiknya menggunakan total cost of ownership.

Apakah HRIS bisa digunakan untuk payroll dan PPh 21?

Banyak HRIS menyediakan fungsi payroll dan pajak, tetapi cakupannya berbeda pada setiap produk. Pastikan sistem yang dipilih mendukung kebutuhan payroll perusahaan dan aturan perpajakan yang berlaku.

Apakah software HR terpisah masih cocok untuk perusahaan kecil?

Bisa. Software terpisah dapat menjadi pilihan jika kebutuhan perusahaan masih sederhana, aplikasi yang digunakan sudah berjalan baik, dan biaya serta kompleksitas integrasinya masih dapat dikelola.

Apakah data dari software HR lama bisa dipindahkan ke HRIS baru?

Kemampuan migrasi bergantung pada sistem yang digunakan dan format data yang tersedia. Sebelum berpindah, perusahaan sebaiknya menanyakan format data yang didukung, proses migrasi, validasi data, serta dukungan onboarding dari vendor.

Berapa jumlah karyawan yang ideal untuk mulai menggunakan HRIS?

Tidak ada angka yang berlaku untuk semua perusahaan. HRIS mulai semakin relevan ketika proses administrasi manual terasa berat, data karyawan semakin banyak, dan HR mulai menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan administratif.

Sederhanakan Pengelolaan HR dalam Satu Platform

Jika tim HR Anda mulai kewalahan mengelola data karyawan, payroll, absensi, cuti, dan dokumen di berbagai sistem, mungkin sudah waktunya melihat kembali seluruh stack software yang digunakan.

Modus menggabungkan Intra, Atlas, Prompto, dan Pragmo dalam satu platform dengan satu login dan satu tagihan per karyawan. Full Platform tersedia mulai dari Rp39.000/karyawan/bulan, tanpa biaya modul terpisah dan tanpa biaya setup.

Anda juga dapat mencoba demo interaktif tanpa daftar, tanpa kartu, dan tanpa batas waktu sebelum menentukan apakah platform ini sesuai dengan kebutuhan tim.

Coba Demo Interaktif Gratis dan lihat bagaimana HRIS, manajemen kerja, dan AI dapat terhubung dalam satu platform Modus.