Panduan Cara Hitung Pesangon Karyawan Sesuai UU Cipta Kerja (+ Checklist HR)

Menghitung pesangon karyawan sebenarnya tidak sesederhana mengalikan gaji dengan masa kerja. Selama Anda memahami dasar hukum, komponen hak, alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), dan faktor pengali yang berlaku, proses ini dapat dilakukan dengan lebih terukur. Undang-Undang Cipta Kerja yang kini terintegrasi dalam UU Nomor 6 Tahun 2023, bersama PP Nomor 35 Tahun 2021, menjadi acuan penting dalam pengaturan PHK dan hak pekerja.

Kekeliruan perhitungan masih dapat terjadi di lapangan. Penyebabnya antara lain ketidakpastian dalam menentukan faktor pengali berdasarkan alasan PHK, salah memahami komponen upah, atau menggunakan formula lama untuk Uang Penggantian Hak (UPH). Padahal, kesalahan pada angka akhir berpotensi memicu perselisihan hubungan industrial.

Melalui artikel ini, Anda dapat mempelajari rumus dan tahapan cara hitung pesangon karyawan sesuai UU Cipta Kerja, melihat contoh simulasi, serta memanfaatkan checklist praktis agar proses offboarding di perusahaan berjalan lebih rapi dan transparan.

Dasar Hukum dan Komponen Pesangon sesuai UU Cipta Kerja

Sebelum menerapkan rumus hitungan, penting bagi Anda untuk memahami payung hukum yang menjadi fondasi utamanya. Regulasi ketenagakerjaan mengenai PHK diatur dalam UU Cipta Kerja yang kini berlaku melalui UU Nomor 6 Tahun 2023, dengan penjabaran teknis antara lain dalam PP Nomor 35 Tahun 2021. Bagian ini mengulas tiga komponen utama yang perlu diperiksa dalam perhitungan hak PHK.

Apa Itu Uang Pesangon (UP), UPMK, dan UPH?

Uang Pesangon (UP) merupakan komponen dasar yang nominalnya disesuaikan dengan masa kerja karyawan, dengan dasar perhitungan satu hingga sembilan bulan upah. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) diberikan sesuai kelompok masa kerja dan memiliki dasar perhitungan mulai dua hingga sepuluh bulan upah.

Sementara itu, Uang Penggantian Hak (UPH) perlu dihitung berdasarkan hak yang benar-benar timbul. Berdasarkan PP 35/2021, UPH mencakup antara lain cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang pekerja dan keluarganya ke tempat pekerja diterima bekerja, serta hak lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Karena itu, UPH tidak tepat dihitung otomatis sebagai persentase tertentu dari UP dan UPMK.

Perlu diingat bahwa ketiga elemen tersebut tidak selalu diberikan dengan cara yang sama pada setiap situasi. Status hubungan kerja, alasan berakhirnya hubungan kerja, dan ketentuan yang berlaku perlu diperiksa terlebih dahulu.

Rumus dan Cara Hitung Pesangon Berdasarkan Masa Kerja dan Alasan PHK

Secara prinsip, perhitungannya dilakukan dengan menentukan dasar UP dan UPMK berdasarkan masa kerja, kemudian menerapkan faktor pengali yang sesuai dengan alasan PHK. UPH dihitung berdasarkan hak aktual yang timbul, bukan dengan persentase otomatis.

Tabel Uang Pesangon Berdasarkan Masa Kerja

Tabel tersebut merupakan dasar UP dalam Pasal 40 ayat (2) PP 35/2021. Namun, nominal akhir tidak otomatis sama dengan jumlah bulan upah pada tabel karena alasan PHK dapat menentukan pengali yang berbeda.

Bagaimana Faktor Pengali Memengaruhi Hak PHK?

Tantangan yang sering dihadapi tim HR terletak pada penentuan faktor pengali berdasarkan alasan PHK. Misalnya, PHK karena efisiensi akibat perusahaan mengalami kerugian memiliki ketentuan yang berbeda dari efisiensi untuk mencegah terjadinya kerugian. Demikian pula PHK karena pekerja memasuki usia pensiun atau karena pekerja meninggal dunia memiliki ketentuan tersendiri.

Karena itu, HR sebaiknya tidak menggunakan satu faktor pengali untuk semua kasus. Tentukan terlebih dahulu alasan PHK dan cocokkan dengan ketentuan yang relevan dalam PP 35/2021 sebelum menghitung UP dan UPMK.

Contoh Cara Hitung Pesangon Karyawan

Sebagai contoh, seorang karyawan dengan masa kerja 5 tahun mengalami PHK karena efisiensi akibat perusahaan mengalami kerugian, dengan upah bulanan Rp8.000.000.

UP dasar: 6 bulan × Rp8.000.000 = Rp48.000.000. Jika ketentuan pengalinya 0,5, maka UP menjadi Rp24.000.000.

UPMK dasar: 2 bulan × Rp8.000.000 = Rp16.000.000. Untuk skenario ini, UPMK menggunakan pengali sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu 1 kali, sehingga menjadi Rp16.000.000.

UPH: tidak dihitung otomatis 15%. Nilainya harus ditentukan dari sisa cuti yang memenuhi syarat, biaya atau ongkos pulang apabila relevan, dan hak lain yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Dengan demikian, total sebelum pajak untuk contoh tersebut adalah Rp40.000.000 ditambah UPH aktual. Angka akhir tidak boleh ditetapkan tanpa data UPH.

Checklist HR agar Perhitungan Pesangon dan Offboarding Akurat

Setelah memahami formulanya, langkah penting selanjutnya adalah memastikan pelaksanaannya di lapangan berjalan tertib. Dalam banyak kasus, timbulnya kendala perhitungan pesangon bukan disebabkan oleh rumusnya, melainkan akibat kelalaian data atau prosedur administrasi yang tergesa-gesa Berikut checklist praktis yang dapat Anda terapkan agar penetapan pesangon serta tahapan offboarding berjalan presisi dan minim risiko perselisihan:

• Validasi Data Masa Kerja dan Upah: Ambil data masa kerja serta komponen upah yang relevan dari sistem HRIS dan dokumen ketenagakerjaan.
• Konfirmasi Alasan PHK: Pastikan penyebab PHK terdokumentasi secara tertulis, lalu padankan dengan faktor pengali yang sesuai dalam PP 35/2021.
• Hitung UP, UPMK, dan UPH secara terpisah: Jangan memasukkan UPH sebagai persentase otomatis dari UP dan UPMK.
• Hitung Pajak Pesangon: Untuk pesangon yang dibayarkan sekaligus atau dalam periode yang memenuhi ketentuan, gunakan tarif PPh 21 khusus dan perhatikan ketentuan kumulatifnya.
• Lengkapi Dokumen Pendukung: Siapkan bukti pemotongan pajak serta dokumen administrasi offboarding sebelum tanggal PHK efektif.
• Rekonsiliasi Hak Tambahan: Selaraskan hitungan dengan sisa cuti, reimbursement, dan hak finansial lain yang memang timbul.

Apakah Pesangon Karyawan Kena Pajak PPh 21?

Ya. Uang pesangon merupakan objek PPh 21 dengan ketentuan khusus. Untuk uang pesangon yang dibayarkan sekaligus, PP 68/2009 menetapkan tarif progresif: 0% sampai dengan Rp50 juta, 5% atas bagian di atas Rp50 juta sampai Rp100 juta, 15% atas bagian di atas Rp100 juta sampai Rp500 juta, dan 25% atas bagian di atas Rp500 juta.

Untuk pembayaran yang dilakukan dalam jangka waktu paling lama dua tahun kalender, ketentuan tarif khusus diterapkan atas jumlah kumulatif pembayaran. Jika masih ada bagian yang dibayarkan pada tahun ketiga dan seterusnya, berlaku mekanisme pajak yang berbeda sesuai ketentuan perpajakan.

Kesalahan Umum Saat Menghitung Pesangon Karyawan

Proses penghitungan pesangon memerlukan ketelitian tinggi. Kendati formulanya terlihat sederhana, kekeliruan kecil pada dasar data atau pemahaman aturan dapat menyebabkan perbedaan angka yang signifikan. Berikut adalah beberapa kekeliruan yang paling sering terjadi di lapangan beserta penjelasannya:

1. Menggunakan Gaji Bersih (Take-Home Pay) sebagai Dasar Perhitungan

Salah satu kekeliruan yang cukup sering dijumpai adalah menjadikan total gaji bersih (take-home pay) sebagai acuan dasar hitungan. Berdasarkan ketentuan Pasal 42 PP 35/2021, komponen upah yang digunakan sebagai dasar kalkulasi pesangon terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap yang diberikan kepada karyawan beserta keluarganya.

2. Mengabaikan Alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Penetapan nominal pesangon tidak dapat disamaratakan dengan satu rumus tunggal untuk semua kasus. Regulasi PP 35/2021 mengatur faktor pengali yang berbeda-beda untuk Uang Pesangon (UP) maupun Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) berdasarkan alasan PHK yang melatarbelakanginya.

Sebagai contoh, PHK akibat efisiensi karena perusahaan mengalami kerugian menggunakan faktor pengali 0,5 kali, sedangkan PHK karena karyawan memasuki usia pensiun berhak atas 1,75 kali, dan PHK akibat kecelakaan kerja atau meninggal dunia memperoleh pengali 2 kali. Menghitung pesangon tanpa mencocokkan alasan PHK secara spesifik dapat mengakibatkan pembayaran hak yang salah secara hukum.

3. Masih Menggunakan Formula UPH Lama (Ketentuan 15%)

Pada aturan lama (UU No. 13 Tahun 2003), terdapat komponen penggantian perumahan serta pengobatan sebesar 15 persen dari total UP dan UPMK. Namun, dalam regulasi terbaru UU Cipta Kerja dan PP 35/2021, ketentuan 15 persen tersebut sudah dihapuskan dan tidak lagi berlaku.

Saat ini, Uang Penggantian Hak (UPH) murni dihitung berdasarkan hak-hak aktual yang memang timbul dan belum terpenuhi, meliputi:

• Penggantian hak cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur.
• Biaya atau ongkos kepulangan bagi karyawan dan keluarganya ke tempat awal mereka diterima bekerja.
• Hal-hal lain yang secara eksplisit diatur dalam Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

4. Mengandalkan Template atau Referensi Artikel Lama

Banyak tim HR masih mengandalkan lembar kerja (spreadsheet) atau template rumus yang belum diperbarui sejak UU Ketenagakerjaan lama. Selain itu, merujuk pada artikel internet yang tidak diperbarui juga berisiko tinggi. Sebelum menetapkan final payroll untuk pesangon, pastikan Anda selalu memverifikasi ulang formula dan rujukan dasar hukum yang digunakan.

Bisakah Kalkulator Pesangon dan HRIS Payroll Mengurangi Kesalahan?

Di tengah kompleksitas aturan tersebut, banyak praktisi HR memanfaatkan alat bantu digital untuk mempermudah pekerjaan. Lalu, seberapa efektif kalkulator pesangon dan sistem otomatisasi dalam meminimalkan risiko kekeliruan?

Peran Kalkulator Pesangon Digital

Kalkulator pesangon berbasis web dapat dimanfaatkan sebagai alat simulasi awal yang praktis. Namun, hasilnya tidak boleh langsung dijadikan keputusan final tanpa verifikasi. Hal ini disebabkan kalkulator umum sering kali tidak mengakomodasi variable spesifik internal perusahaan, seperti rincian tunjangan tetap versus tidak tetap, perhitungan sisa cuti proporsional, serta pemotongan pajak PPh 21 Final yang sifatnya berjenjang.

Manfaat HRIS Payroll Otomatis untuk Proses PHK

Sistem HRIS payroll otomatis memberikan perlindungan yang jauh lebih kuat dibanding kalkulasi manual. Platform digital ini membantu Anda dalam:

• Mengurangi risiko human error akibat input data manual yang berulang.
• Menyimpan rekaman histori payroll dan data masa kerja karyawan secara terpusat dan akurat.
• Mempermudah penyusunan final payroll serta dokumen pendukung offboarding secara terstruktur.

Meskipun demikian, perlu diingat bahwa sistem otomatisasi tetap bergantung pada data dasar. Apabila parameter hukum atau data karyawan yang dimasukkan ke dalam sistem tidak presisi, hasil akhirnya pun tetap berpotensi keliru.

Kelola Payroll dan Offboarding Lebih Efisien Bersama Modus

Sebagai solusi terpadu, Intra by Modus hadir untuk membantu perusahaan Anda mengintegrasikan data karyawan, perhitungan gaji bulanan, serta alur kerja offboarding dalam satu dashboard yang transparan. Dengan dukungan parameter hukum yang selaluterbarui dan kalkulasi PPh 21 serta BPJS yang presisi, Anda dapat mengelola proses pembagian hak karyawan dengan tenang, akurat, dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Anda ingin menyaksikan secara langsung bagaimana kalkulasi PPh 21, BPJS, dan manajemen offboarding dapat berjalan otomatis dalam satu platform? Jadwalkan demo interaktif Intra by Modus dan temukan kemudahan tata kelola HR di perusahaan Anda. Hubungi kami sekarang!

FAQ Seputar Pesangon Karyawan

Apakah Karyawan Kontrak Berhak Mendapat Pesangon?

Karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau kontrak tidak memperoleh uang pesangon, UPMK, maupun UPH seperti halnya karyawan tetap. Sebagai gantinya, mereka berhak menerima uang kompensasi berdasarkan Pasal 61A UU Cipta Kerja, dengan perhitungan besaran satu bulan upah untuk setiap 12 bulan masa kerja.

Apakah Uang Pesangon Kena Pajak PPh 21?

Ya. Pembayaran pesangon dikenakan PPh 21 Final dengan tarif berjenjang sesuai PP 68/2009. Skema pemotongan ini terpisah dari ketentuan tarif efektif yang diterapkan pada penghasilan bulanan reguler.

Berapa Maksimal Pesangon yang Bisa Diterima Karyawan?

Secara umum, nominal UP tertinggi yang dapat diterima adalah 9 bulan upah untuk masa kerja 8 tahun atau lebih. Sementara itu, batas maksimal UPMK adalah 10 bulan upah bagi karyawan dengan masa kerja 24 tahun atau lebih.

Apa Beda Hitungan Pesangon PHK Efisiensi dan Resign?

PHK atas alasan efisiensi memberikan hak berupa UP, UPMK, dan UPH sesuai faktor pengali yang berlaku. Sebaliknya, karyawan yang mengundurkan diri (resign) secara sukarela hanya memperoleh UPH tanpa hak atas UP dan UPMK.

Bagaimana sara HR memastikan hitungan pesangon tidak salah?

Langkah paling aman adalah selalu mengacu pada tabel regulasi dalam PP 35/2021, memverifikasi penetapan alasan PHK secara tertulis, serta memanfaatkan sistem payroll terintegrasi yang mampu mengkalkulasi nominal secara otomatis berbasis data riil.

Referensi

• Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang.

• Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 2009 tentang Tarif Pajak Penghasilan Pasal 21 atas Penghasilan Berupa Uang Pesangon, Uang Manfaat Pensiun, Tunjangan Hari Tua, dan Jaminan Hari Tua yang Dibayarkan Sekaligus.

• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 16/PMK.03/2010 tentang Tata Cara Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 atas Penghasilan Berupa Uang Pesangon, Uang Manfaat Pensiun, Tunjangan Hari Tua, dan Jaminan Hari Tua yang Dibayarkan Sekaligus.